10 Regeln, um zu vermeiden, dass E-Mails als SPAM markiert werden

1. Kommerzielle Mitteilungen nur an Empfänger zu senden, die ihre Zustimmung gegeben haben

Sie dürfen kommerzielle Mitteilungen nur an Kontakte senden, die Ihnen die Erlaubnis dazu erteilt haben. Sie haben ihre verifizierte und überprüfbare Zustimmung, das so genannte Double Opt-in. Oder sie sind Ihre Kunden.

Senden Sie keine E-Mail-Marketingmitteilungen an Kontakte, die nicht zugestimmt oder sich gegen den Erhalt dieser Marketingmitteilungen entschieden haben. Dies ist illegal und vermittelt Ihren Kunden kein gutes Bild Ihres Unternehmens. Außerdem sorgt eine gut gepflegte Datenbank dafür, dass Ihre Kunden zufrieden sind, zumal Sie nur an Kontakte senden, die daran interessiert sind. Wenn Sie dies nicht tun und Ihre Mitteilung an Kontakte senden, die nicht daran interessiert sind, könnten diese die Mitteilung als Spam markieren, und Sie werden dann ein Problem haben, Kunden zu erreichen, die an Ihrer Geschäftskommunikation interessiert sind. Das spart Zeit und Geld und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Nutzer zu konzentrieren, die Ihnen Gewinne bringen. Sie sind wichtig für Sie.

2. In der E-Mail muss ein Link enthalten sein, über den man sich leicht von der Korrespondenz abmelden kann.

Der Empfänger muss in der Lage sein, sich über einen Link in der Mitteilung problemlos von der erhaltenen Mitteilung abzumelden. Dieser Antrag muss unverzüglich bearbeitet werden, und es dürfen keine weiteren kommerziellen Mitteilungen an diesen Nutzer versandt werden.

Der Empfänger hat das gesetzliche Recht, sich von der E-Mail-Kommunikation abzumelden. Bitte beachten Sie, dass Sie diesen Link niemals verstecken und es dem Empfänger unmöglich machen sollten, dies zu tun.

Optionen für die Abmeldung des Benutzers:

Durch Klicken auf den Abmeldelink im Text der E-Mail.
Durch Klicken auf den Abmeldelink in der Kopfzeile des E-Mail-Clients.
Klicken Sie auf den Link SPAM.
Abmeldung von Personen, die eine dauerhaft unzustellbare Mailbox haben.
Abmeldung von Personen, die wiederholt einen unzustellbaren Posteingang haben.
Manuelle Bearbeitung von Antworten auf ausgehende E-Mails - Beantwortung mit einem Antrag auf Entfernung aus der Datenbank.
Synchronisierung mit anderen Unternehmenssystemen und Aktualisierung von Daten.

3. Der Absender muss seine Identifikationsdaten angeben.

Laut Gesetz ist der Absender verpflichtet, sich im Text der Nachricht mit seinem Firmennamen, seiner ID-Nummer und seinen Kontaktinformationen zu identifizieren. Die zum Senden und Empfangen von Antworten verwendete Adresse muss voll funktionsfähig sein. Bitte beachten Sie dabei, dass eine nicht funktionierende E-Mail-Adresse nicht zum Versenden verwendet werden darf. Es ist auch nicht wünschenswert, Adressen von Freemail-Diensten zu verwenden (Seznam.cz, Centrum.cz, Gmail.com, ...).

Das Versenden von einer Freemail-Adresse führt zu einer automatischen Bestrafung durch Antispam-Filter. Richten Sie auf jeden Fall eine eigene Domäne für Ihr Unternehmen ein oder verwenden Sie sie für E-Mails. Nur mit einer eigenen Domain haben Sie die Kontrolle und können den Missbrauch Ihrer Marke verhindern. Um die technischen Anforderungen der E-Mail-Provider (Gmail.com, Seznam.cz, Centrum.cz, ...) zu erfüllen, ist eine eigene Domain ein Muss. Die Form des Domänenschutzes hat einen zunehmenden Einfluss auf die Zustellbarkeit von E-Mail-Nachrichten.

4. Die E-Mail muss den technischen Anforderungen der geltenden Normen entsprechen

Um nicht im SPAM zu landen, sollte Ihre E-Mail-Nachricht bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Beide entsprechen den geltenden Normen und Empfehlungen. DKIM-Signatur, gültiges SPF, korrekte Brief-/Abmelde-Header und FBL-Registrierung sind die Basis.

SPF

SPF ist eine der Technologien, die Nachrichtenabsender vor Namensmissbrauch und Spamming in ihrem Namen schützen. Es handelt sich um einen Datensatz, der eine Liste von IP-Adressen definiert. Sie sind berechtigt, Nachrichten im Namen einer Domäne zu versenden. Diese Technologie hat jedoch ihre Grenzen. Es prüft die Adresse des Absenders anhand des technischen Umschlags der E-Mail-Kommunikation, MFROM genannt. Aber nicht FROM, d.h. die sichtbare Adresse des Absenders. Dies kann leider dazu führen, dass SPF nicht verhindern kann, dass E-Mails von einer Person gesendet werden, die sich als ausländischer Absender ausgibt.

DKIM

Die DKIM-Technologie ist ein weiterer Sicherheitsfaktor in der E-Mail-Kommunikation. Es handelt sich um die digitale Signatur von E-Mail-Nachrichten. Es ermöglicht die Überprüfung, ob der Inhalt einer Nachricht nach dem Versand nicht verändert wurde. Mit Hilfe dieser Technologie lässt sich leicht feststellen, wer für die gesendete Nachricht verantwortlich ist und wer sie abgeschickt hat. Diese besondere Verantwortung der DKIM-Signatur bedeutet dann auch, dass die Reputation mit bestimmten Schlüsseln und Domänen verknüpft werden kann.

Auch doppelte DKIM-Signaturen werden allmählich zum Standard. Die E-Mail-Nachricht wird also nicht nur mit dem Schlüssel des Absenders, sondern auch mit dem Schlüssel des Anbieters der E-Mail-Lösung signiert.

DMARC

DMARC baut auf den bestehenden Technologien DKIM und SPF auf. Sie wird ständig erweitert und verbindet ihre einzelnen Ziele miteinander. Es ermöglicht dem Domaininhaber, den E-Mail-Verkehr seiner Domain zu überwachen und so mögliche Fehlkonfigurationen und Sicherheitsrisiken zu erkennen und sich vor Angriffen Dritter zu schützen.

DMARC ist an die Domäne des Absenders gebunden, die in E-Mail-Clients sichtbar ist. Dadurch ist es möglich, sich z. B. vor Phishing-Angriffen zu schützen. Dies ist derzeit die höchste Schutzstufe für die E-Mail-Kommunikation.

Diese Technologien schützen nicht nur den Absender und die Marke, sondern verhindern auch die Zustellung gefälschter E-Mails, die darauf abzielen, auf betrügerische Weise sensible Daten von den Empfängern zu erhalten.

5. Der Betreff darf nicht in GROSSBUCHSTABEN geschrieben werden.

Auch die Betreffzeile der E-Mail selbst spielt eine große Rolle. Er darf nicht in Großbuchstaben geschrieben sein. Sie muss klare Informationen darüber enthalten, was der Nutzer im eigentlichen Text der E-Mail findet, und darf nicht verwirrend sein. Versuchen Sie, keine Sonderzeichen (z. B. Emoji) einzufügen, und fassen Sie sich kurz.

Kurz gesagt, die Betreffzeile verdient viel Aufmerksamkeit und ist das Wichtigste, was den Nutzer dazu verleitet, die E-Mail zu öffnen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben, Fragezeichen und Ausrufezeichen in der gleichen Betreffzeile (Sie suchen? Sie finden uns!). Dadurch wird der Empfänger eher abgelenkt und hat das Gefühl, dass Sie ihn anschreien. Sie können auch von Anti-Spam-Filtern bestraft werden.

Vergessen Sie auch nicht den Pre-Header. Dies ist der erste Satz der E-Mail-Nachricht, der direkt nach der Betreffzeile erscheint und etwa 80 Zeichen lang ist. Sie haben also weitere 80 Zeichen zur Verfügung, um die Leute zum Öffnen Ihrer Nachricht zu bewegen.

6. Die Botschaft muss klar, verständlich und wahrheitsgemäß sein

Der Inhalt der E-Mail-Nachricht muss leicht verständlich und wahrheitsgetreu sein und dem Empfänger einen Mehrwert bieten. Der Text muss so gut wie möglich lesbar sein, ohne dass Bilder geladen werden müssen. Im Falle kommerzieller Nachrichten ist der falsche Schritt die Verwendung eines eingebetteten Anhangs, egal in welchem Format. Dabei wird immer nur auf die Dateien in der E-Mail verwiesen.

Befolgen Sie hier eine einfache Regel. Verfassen und versenden Sie nur E-Mails, die Ihnen selbst gefallen und die Sie gerne erhalten würden. Vergessen Sie also die schlichte E-Mail, in der Sie auf eine angehängte Datei verweisen. Ein Text wie "Hallo, alles ist dieser Mitteilung als pdf beigefügt" kann aufgrund von Beschränkungen des E-Mail-Clients überhaupt nicht an den Empfänger zugestellt werden und ist von absolutem Nullwert.

Nehmen Sie nur das Wahrhaftige in die E-Mail-Nachricht auf. Lügen Sie nicht, denn das wird früher oder später immer nach hinten losgehen.

Vergessen Sie dabei nicht, alternative Bildunterschriften zu verwenden, die dem Empfänger nach dem Laden der Bilder angezeigt werden. Seien Sie dann sparsam mit Bildern, denn alles muss ohne sie funktionieren. Das liegt vor allem daran, dass Anwendungen, die E-Mails empfangen, standardmäßig keine Bilder anzeigen können. Dies liegt auch daran, dass viele E-Mail-Dienste E-Mail-Nachrichten, die nur aus Bildern bestehen, bestrafen.

Eine letzte Sache. Wenn Sie etwas verkaufen wollen und ein einzigartiges Angebot in ein Bild einfügen, das der Kunde nicht sehen kann. Glauben Sie, dass dies Auswirkungen haben wird?

7. Die Links in der E-Mail müssen funktionieren und anklickbar sein

Links in einer E-Mail müssen anklickbar und funktional sein. Sie können nicht in Textform dargestellt werden.

Kurz gesagt, fügen Sie Links in die E-Mail-Nachricht ein, die aktuell und gültig sind. Keiner Ihrer Empfänger wird einen Textlink kopieren und in einen Webbrowser einfügen wollen.

8. Die Häufigkeit der Nachrichtenübermittlung sollte die Interessen des Empfängers berücksichtigen

Senden Sie nur E-Mails, wenn Sie etwas zu sagen haben. Beobachten Sie regelmäßig, wie die Nutzer auf Ihre Mailings reagieren und handeln Sie entsprechend. Manche Menschen sind mit einem zweimal wöchentlich erscheinenden Newsletter zufrieden, andere mit einem einmal im Monat. Denken Sie jedoch daran, dass als Faustregel gilt, dass Sie mindestens einmal alle 90 Tage eine E-Mail-Nachricht versenden sollten. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob in Ihrer Datenbank E-Mail-Postfächer vorhanden sind, und die nicht vorhandenen kontinuierlich entfernen. So erhalten Sie eine aktuelle Datenbank mit Kontakten. Achten Sie gleichzeitig darauf, dass sich Ihr Kunde in bestimmten Kaufzyklen befindet. Passen Sie die Häufigkeit des Sendens und die Art der Kommunikation entsprechend an.

9. Halten Sie Ihre Datenbank auf dem neuesten Stand

Entfernen Sie nicht funktionierende Empfängeradressen regelmäßig. Nur bei vorübergehenden Einschränkungen (z. B. wenn der Posteingang des Empfängers überfüllt ist) können Sie die E-Mail erneut versenden. Entfernen Sie dann nicht verfügbare Adressen vollständig aus Ihrer Datenbank.

Wir klassifizieren nicht zugestellte E-Mails in zwei Kategorien

Vorübergehend nicht zugestellt (soft bounce) - Sie können vorübergehend keine E-Mail-Nachrichten empfangen. Zum Beispiel wegen einer vollen Mailbox.
Dauerhaft nicht zugestellt (Hard Bounce) - Sie können dauerhaft keine E-Mail-Nachrichten empfangen, da das Postfach nicht existiert.
Warum müssen Sie die Datenbank bereinigen?

E-Mail-Dienste bewerten die Häufigkeit der Versuche, E-Mail-Nachrichten zuzustellen. Unzustellbare Adressen bestimmen dann den Ruf des Absenders selbst. Und für E-Mail-Dienste ist dies ein klares Indiz dafür, dass der Absender die Richtlinien für den E-Mail-Versand nicht befolgt oder ein Spammer ist. Er kümmert sich nicht darum, die Datenbank zu bereinigen, und sein Ziel ist es, so viele Nachrichten wie möglich zu versenden.

Gleichzeitig empfehlen wir, nicht reagierende Empfänger aus Ihren regulären E-Mail-Kampagnen zu entfernen, falls auch die Reaktivierungskampagne nicht funktioniert. Dies liegt daran, dass Antispam-Filter die Reaktionen und das Ansehen der Empfänger als eines der wichtigsten Signale betrachten. Daher werden Kampagnen, die eine niedrige Öffnungsrate aufweisen, stärker bestraft und fallen somit eher unter SPAM.

10. Kümmern Sie sich um Ihre Begünstigten

Betrachten Sie E-Mail-Marketing als eines der wichtigsten Instrumente zur Stärkung der Beziehung zu Ihren Kunden. Pflegen Sie sie richtig, und sie wird sich um ein Vielfaches auszahlen.

Die Botschaft, die Sie auf diese Weise versenden, muss für den Empfänger einen Nutzen und einen Mehrwert haben. Nicht nur für Sie und Ihre Geschäfts- und Marketingziele.

Ihre Kunden sind klug und wissen sehr genau, was sie wollen. Der größte Fehler, den Vermarkter machen, besteht darin, dem Empfänger jeglichen Respekt und jegliches Interesse abzusprechen.